Termos de armazenamento de documentos na organização

Durante sua atividade econômicauma empresa ou uma empresa obtém um arquivo inteiro de títulos, importante e não tão. Tais documentos de negócios como correspondência com parceiros ou aprovação de questões menores para funcionários, companheiros, ou cumprimentos do feriado não são de especial importância.

Aqueles deles, que se relacionam com o cálculo dos salários,alocações a fundos, federais ou locais, ordens e ordens relacionadas a nomeações e demissões estão entre aqueles que são obrigados a ter períodos de armazenamento de documentos na organização. Estes termos são determinados pela lei e ordens internas do Ministério das Finanças da Federação Russa. Nesse caso, este é o pedido nº 105 de 29.07.1983.

Como contabilizar o recebimento e o armazenamentomateriais, o seu movimento, a lista de trabalhos de verificação, inventário, reflexão sobre as contas de contabilidade, o período de armazenamento de documentos na organização? Todas as ações devem ter uma base: a ordem do gerente, que é baseada na circulação de documentos legais.

É difícil inventar algo, e não é necessário, entãocomo há uma lei que deve ser cumprida. O princípio da responsabilidade é bastante simples: quem assinou o pedido, ele é responsável pela sua implementação.

Armazenamento, arquivamento e condições

Toda a documentação responsável deve ser arquivada emde acordo com os termos de sua criação. Por um quarto ou um ano, dependendo do número e volume. Uma pequena empresa é capaz de hem vários arquivos para o ano, enquanto que o "grosso" da empresa é difícil de colocar os documentos no trimestre a um único gabinete.

O arquivo é criado diretamente na organização ea sua criação, bem como o período de armazenamento dos documentos na organização, devem ser apoiados pela ordem do chefe sobre as condições e procedimento para a sua criação. Esta disposição, desenvolvida pela gerência, torna-se a base para a manutenção do arquivo. A situação é coordenada com as regras do trabalho de Rosarkhiv e, se não as segue em todos os pontos, deve corresponder aos seus principais pontos de princípio.

Os principais parâmetros de referência, transferência, regulaçãotrabalhos de arquivamento e outras condições importantes devem ser observados. A responsabilidade por isso está na cabeça. É claro para todos porque é necessário observar as regras para guardar documentos e não permitir a sua perda ou dano. No caso de cheques, disputas entre a organização e as autoridades tributárias e outras autoridades, no caso de os trabalhadores solicitarem um certificado de salário, será necessário consultar os documentos do arquivo.

Se não for a própria organização, o arquivo pode distribuirdocumentos e referências semelhantes para evitar pontos pouco claros. Quando os prazos para manter os documentos na organização são atendidos, uma pessoa pode aplicar com calma um certificado ao se aposentar.

Termos de armazenamento de documentos na organização

Existe o conceito de responsabilidade estritafluxo de trabalho. Estes incluem principalmente aqueles documentos que se relacionam com registros contábeis e a formação da base tributária. Esses documentos são obrigatórios. Os termos de armazenamento de documentos na empresa, bem como na organização (empresa), são igualmente regulamentados.

A vida útil específica de um determinadooutro documento é indicado na Lista de documentos standard (gerenciamento), onde também há determinados períodos de seu armazenamento. Há várias outras ordens regulatórias e atos que refletem o prazo de validade dos documentos comerciais. Não é possível especificar um período específico de armazenamento para cada documento dentro da estrutura de um artigo. Mas, se necessário, você pode abrir a Lista e tirar todas as informações necessárias. Só podemos dizer que o período mínimo de armazenamento de documentos é de 5 anos e o máximo - 70.

Termos de armazenamento de documentos no arquivo

Quando uma organização, empresa ou empresatermina sua atividade e, em seguida, termina, então toda a circulação de documentos é classificada. Documentos desnecessários podem ter qualquer destino, a critério da gerência. Documentos que têm uma validade de 5 a 70 anos, devem ser enviados para o arquivo (eles são armazenados muito) ou podem ser depositados com o responsável. Os documentos devem ser arquivados, numerados, desmontados no departamento ou unidade estrutural, entrelaçados de acordo com a cronologia. A página de título deve conter informações com o inventário e as pastas atendem aos requisitos básicos:

• Folhas em uma pasta de não mais de 250 peças.
• A espessura da pasta não é superior a 40 mm.
• A lista de documentos contidos na pasta.

Ao enviar documentos para o arquivo,um acordo sobre transferência, bem como um inventário de todos os documentos recebidos em duplicado, um dos quais permanece na organização (do cessionário) ou de uma pessoa interessada na sua preservação. Ambas as cópias devem conter informações sobre a transferência de documentos para o arquivo, ter a assinatura da pessoa responsável que aceitou os documentos e o selo da instituição.